Med gåpåmod, organisering og et smil på læben kommer man langt. Det oplever de i Langå IK, hvor klubbens frivilligansvarlige, Linda Mogensen, på mindre end seks måneder har skaffet klubben 50 nye hjælpere.

Skrevet af Marie Lauridsen, DBU Jylland.

I 2016 har nye vinde blæst over Langå IK. Klubledelsen har nemlig fundet løsningen på en udfordring, som de har kæmpet med i længere tid – og som mange andre foreninger kan genkende.

– I bestyrelsen mangler vi altid frivillige, og vi har diskuteret problemet mange gange, fortæller Torben Pedersen, der de seneste fire år har bestridt posten som ungdomsformand i Langå IK og er lidt af en altmuligmand i klubben.

Han fik inspiration til at overkomme udfordringen i en artikel om frivilligansvarlige og strukturering af frivilliges opgaver i foreningslivet. Den satte tankerne i gang hos den driftige fodboldleder, og han gik sammen med Linda Mogensen, der for forholdsvis nyligt havde påtaget sig opgaven som holdleder for sin søns U8-hold og derfor allerede kendte til livet som frivillig i klubben. Hun viste sig at være frisk på at påtage sig ansvaret som frivilligansvarlig, og i januar 2016 gik de i gang med at organisere indsatsen for at tiltrække flere hjælpende hænder.

– Jeg er ikke vant til bestyrelsesarbejde eller lignende – jeg er bare rigtig god til at snakke med mennesker, siger Linda Mogensen om sin vej ind i hvervet.

Seks måneder senere var klubben – ikke mindst takket være hendes ildhu – 50 frivillige rigere, og en ansøgning fra Linda Mogensens hånd til Randers Kommunes udviklingsfond har indbragt knapt 20.000 kroner målrettet projektet.

Personlig kontakt gør forskellen

Linda Mogensen er frivilligindsatsens ansigt udadtil, og hun bruger dels klubbens særlige frivilliggruppe på Facebook til at organisere de frivilliges opgaver og henvender sig dels personligt til folk, hun møder i klubben.

– Jeg er meget synlig, for jeg er her alligevel flere gange om ugen med mine børn, og så jeg tager fat i folk. Jeg har ikke ret meget forstand på fodbold, men jeg kan til gengæld få fat på mennesker, siger Linda Mogensen.

– Det er et spørgsmål om at netværke hele tiden, og det falder mig helt naturligt – jeg kan faktisk slet ikke lade være. Folk ved, hvem jeg er, og jeg er alle steder – man kan ikke undgå mig, griner den 37-årige mor til to.

Langå IK’s frivilligansvarlige understreger dog, at det ikke er én persons indsats, der har bragt klubbens frivilligindsats til, hvor den er i dag.

– Vi hjælpes ad. Jeg kan sige til en af forældrene: ”Du bliver nødt til at hjælpe mig med at skaffe de to, jeg mangler. Det ved jeg, du kan” – og så skaffer hun to frivillige. Så det er ikke kun mig, men jeg samler dem og holder styr på deres opgaver, forklarer Linda Mogensen, der til daglig arbejder med produktionsplanlægning i en kemivirksomhed.

Hendes store force ligger uden tvivl i at møde nye mennesker og tage kontakt med et smil, og det hjælper at henvende sig personligt, fortæller hun.

– Vi kan ikke bare slå op, at vi mangler 50, og så ”pling-pling” kommer der 50 – det sker ikke. Måske kommer 10-15 stykker, fordi de kender os og ved, at det er hyggeligt – resten er mund-til-mund. Men det bliver nemmere og nemmere, og jeg tror, det har en dominoeffekt, siger hun.

Opgaverne skal sættes i system

Torben Pedersen og Linda Mogensen lægger stor vægt på, at de frivilliges opgaver i klubben er afgrænsede og konkrete, samt at de frivillige selv vælger, hvad de vil hjælpe med.

– Det er uhyre vigtigt, at man 100 procent målretter, hvad de skal lave, og hvor lang tid det tager, så folk ikke tror, de skal stå her nede hver dag og pludselig være fodboldtræner, understreger Torben Pedersen.

   Han mener i det hele taget, at systematiseringen og den frivilligansvarliges koordinerende rolle er helt afgørende for, at klubbens frivilligindsats har fået succes og udelukkende givet positive tilbagemeldinger. Folk skal kunne regne med, at de kun kommer til at lave det, de har sagt ja til, som han forklarer.

   Det styrer Linda Mogensen med udførlig skemalægning, opgavebeskrivelser samt velkomstbrev til nye frivillige. I samarbejde med Torben Pedersen har hun desuden lavet et årshjul over samtlige arrangementer, hvor der er behov for hjælp. Udgangspunktet er, at folk kun skal hjælpe en til to gange om året, så det er sjovt hver gang, fortæller Linda Mogensen, og Torben Pedersen supplerer:

– Vores filosofi er, at der er en funktion til alle, uanset hvad de kan, og ind til videre er det lykkedes os at få de frivillige, vi har manglet.

Frivilligopgaven skal være nem at vælge til

Stram organisering er også vejen til at fastholde de frivillige ifølge de to ildsjæle fra Langå.

– Min funktion gør det nemmere for de frivillige – de vil jo gerne hjælpe. Jeg kan ikke forestille mig, at nogen vil sige nej – de skal bare have en opgave, der passer til det, de har lyst til, siger Linda Mogensen og fortæller, at de frivillige gerne hjælper igen, når de har haft en god oplevelse.

Hendes nye rolle har på bare et halvt år gjort en mærkbar forskel i Langå IK, fortæller Torben Pedersen:

– Før spurgte vi folk om onsdagen, når vi skulle bruge nogen om torsdagen. Tit lykkedes det ikke, og så gjorde vi det selv, men så bruger man alt for mange timer og løber sur i det.

Systematiseringen og konkrete opgaver, tiltrækker og fastholder klubbens frivillige, men taknemmelighed er en anden vigtige ting, pointerer ungdomsformanden og den frivilligansvarlige. Derfor afholdt klubben i august et arrangement med spisning og sociale aktiviteter for de frivillige og deres familier.

– Vi skal sørge for at sige tak, og det er vigtigt også at involvere familierne, for det er en familieting at være frivillig – det påvirker hele familien både positivt og tidsmæssigt måske lidt negativt for nogle, så vi skal huske at vise vores taknemmelighed året rundt, lyder det fra Linda Mogensen.

Frivilligfesten blev finansieret via overskuddet fra et arrangement tidligere på sommeren, hvor Langå IK spillede kamp mod det danske oldboys-landshold. Her troppede de 50 nye frivillige ansigter i klubben op for første gang og var med til at realisere den store begivenhed.

– På den måde kanaliserede vi noget af overskuddet tilbage til de frivillige for at sige tak, slutter Torben Pedersen.

7 gode råd fra Langå IK: Sådan lægger du en frivilligstrategi

• Find en overordnet ansvarlig for koordinering med de frivillige

• Beskriv opgaver, tidspunkter og tidsforbrug præcist – gerne i et årshjul

• Fordel opgaverne i klubben mellem så mange personer som muligt – det gør også en forskel at hjælpe til en eller to gange om året

• Beslut, hvordan kontakten med de frivillige skal foregå – f.eks. via Facebook, men henvend jer også personligt – ikke mindst til nye og potentielle frivillige

• Inddrag de nuværende frivillige i rekrutteringen af nye – mund-til-mund

• Anerkend de frivillige ved at sige tak og vise taknemmelighed – f.eks. med et årligt arrangement for de frivillige

• Vær positiv omkring det frivillige arbejde og vis, at det er sjovt og hyggeligt at være med i fællesskabet